Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich sind die Verkehrskadetten Luzern (VKLU), 6102 Malters, Schweiz, vertreten durch Fabian Kresiment, Präsident. Fragen zum Datenschutz und Gesuche zu Ihren Personendaten richten Sie an info@vklu.ch. Weitere Kontaktangaben finden Sie im Impressum.
Diese Erklärung gilt für vklu.ch, die Vorschau unter marke.vklu.ch, die an uns gerichteten Anfragen und Anmeldungen sowie die vereinseigene Microsoft-365-Umgebung mit SharePoint unter vklu.sharepoint.com. Sie betrifft Websitebesuchende, Interessierte, Mitglieder, Erziehungsberechtigte, Auftraggebende sowie interne und externe Nutzerinnen und Nutzer unserer Microsoft-Umgebung. Für eigenständige Bearbeitungen externer Plattformen gelten zusätzlich deren Datenschutzhinweise. Die Bearbeitung von Mitglieder- und Kundendaten im separat betriebenen Einsatz-Tool Threenet ist ebenfalls Bestandteil dieser Erklärung.
Daten, Herkunft und Zwecke
Wir erhalten Personendaten von Ihnen, bei minderjährigen Interessierten auch von Erziehungsberechtigten, und durch die technische Nutzung unserer Website und Vereinsdienste. Dazu gehören Kontakt- und Stammdaten, Anfragen, Anmeldungen, Kommunikationsinhalte, eingereichte Dokumente und technische Verbindungsdaten. Wir bearbeiten sie für Auskünfte, Mitgliedschaft und Ausbildung, die Organisation des Vereins und von Einsätzen, die Zusammenarbeit mit Auftraggebenden sowie den sicheren Betrieb unserer Systeme.
Wir bearbeiten Personendaten nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG). Soweit die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Einzelfall anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung auf die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Schritte, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen an Vereinsorganisation, Kommunikation und IT-Sicherheit oder eine erforderliche Einwilligung. Eine Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Website und Hosting
Die Website wird auf einem Windows-Server bei Webtropia in Deutschland betrieben. Beim Abruf werden technisch insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Verbindungsinformationen übermittelt. Serverprotokolle dienen dem Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch. Auf dem laufenden Server ist derzeit keine automatische Löschung der Protokolle eingerichtet. Server-Backups, die auch Protokolle enthalten können, werden bis zu drei Jahre aufbewahrt. Die Backupfrist ist keine Löschfrist für die Protokolle auf dem laufenden Server.
Anfragen und Anmeldungen
Für Mitgliedschaft, den Informationsanlass und Kontaktanfragen verwenden wir verlinkte Formulare von Google Forms und Microsoft Forms. Je nach Formular fragen wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum und Angaben zum Anlass ab. Wir verwenden Ihre Angaben zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, zur Organisation von Ausbildung und Informationsanlässen sowie zur Vorbereitung angefragter Einsätze. Zugriff innerhalb des Vereins haben die dafür zuständigen Personen.
Die Formulare öffnen auf den Seiten der Anbieter. Diese bearbeiten zusätzlich technische Nutzungsdaten; für eigene Zwecke der Anbieter gelten deren Hinweise. Informationen finden Sie bei Google und Microsoft. Formularantworten werden zweckabhängig unterschiedlich lange, höchstens zehn Jahre, aufbewahrt. Diese Höchstfrist bedeutet keine pauschale zehnjährige Aufbewahrung aller Anfragen.
Microsoft-Tenant und Microsoft 365
Wir nutzen eine eigene Microsoft-Umgebung für die digitale Vereinsorganisation. VKLU entscheidet über die Zwecke der Bearbeitung der Vereinsdaten und über Zugriffsberechtigungen. Microsoft stellt die Cloud-Dienste bereit und bearbeitet Kundendaten im Rahmen der anwendbaren Verträge als Auftragsbearbeiter. Für bestimmte eigene Betriebs- und Geschäftszwecke beschreibt Microsoft seine Verantwortlichkeit in seiner Datenschutzerklärung.
Konten, Zugriff und Zusammenarbeit
In der Microsoft-Umgebung werden Benutzer- und Gastkonten, Namen, geschäftliche beziehungsweise vereinsbezogene E-Mail-Adressen, Rollen und Berechtigungen sowie die bereitgestellten Inhalte bearbeitet. Beim Anmelden und Nutzen fallen zudem technische Daten wie IP-Adresse, Zeitstempel, Geräte- und Browserinformationen sowie Anmelde-, Sicherheits- und Nutzungsereignisse an. Dies dient der Anmeldung, Berechtigungsverwaltung, Zusammenarbeit, Fehlerbehebung und dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
SharePoint unter vklu.sharepoint.com dient der Ablage und gemeinsamen Bearbeitung von Vereinsinformationen und Dokumenten. Dabei werden Dokumentinhalte, Metadaten, Versionsinformationen und Freigaben bearbeitet. Eingeladene externe Personen erhalten Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche. Freigegebene Inhalte können von berechtigten Empfängern heruntergeladen oder weiterverwendet werden.
- Exchange Online: E-Mail-Kommunikation, Kalender und Kontakte. Bearbeitet werden Absender- und Empfängerangaben, Nachrichten, Anhänge, Termine sowie Zustell- und Verbindungsdaten für die Vereinskommunikation und Terminorganisation.
- OneDrive: Ablage, Synchronisation und Freigabe von Arbeitsdateien. Dazu gehören Dateien, Metadaten, Versionsinformationen und Freigabeberechtigungen.
- Microsoft Entra ID: Verwaltung von Benutzer- und Gastidentitäten und Zugriffen. Dabei werden Kontodaten, Rollen, Anmelde- und Sicherheitsereignisse sowie bei eingerichteten zusätzlichen Anmeldeverfahren die dafür hinterlegten Informationen bearbeitet.
- Microsoft Forms: Erfassung und Auswertung von Formularantworten. Dazu gehören die eingegebenen Angaben und technische Antwortinformationen; bei personalisierten Formularen kann die Antwort dem angemeldeten Konto zugeordnet werden.
- Microsoft Office: Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. Bei gemeinsam bearbeiteten oder in der Cloud gespeicherten Dateien werden Inhalte, Autorinformationen, Kommentare und Änderungen mit den beteiligten Personen beziehungsweise Diensten verarbeitet. Technische Diagnose- und Lizenzdaten unterstützen Betrieb und Bereitstellung der Anwendungen.
Wer kann Daten sehen?
Inhalte sind für die Personen sichtbar, denen sie zugestellt oder freigegeben werden. Technisch berechtigte Administrationspersonen können im Rahmen ihrer Aufgaben Konten, Berechtigungen und Protokolle verwalten und zur Unterstützung, Sicherheit oder Wiederherstellung Zugriff auf Daten erhalten. Microsoft und eingesetzte Unterauftragnehmer erhalten Zugriff im Rahmen der Bereitstellung, Wartung und Unterstützung der Dienste. Die Nutzung eines Vereinskontos macht Inhalte nicht automatisch für alle Vereinsmitglieder sichtbar.
Für Cloud-Dienste sind insbesondere das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum und die jeweils geltenden Produktbedingungen massgeblich. Diese Erklärung ersetzt keine tenantbezogenen Einstellungen oder vertraglichen Datenschutzvereinbarungen.
Threenet: Mitglieder, Einsätze, Aufträge und Rechnungen
Für die Mitgliederverwaltung sowie die Organisation und Abrechnung von Einsätzen nutzen wir das Einsatz-Tool Threenet der ThreeCode GmbH, Grindelstrasse 9, 8303 Bassersdorf, Schweiz, unter vklu.threenet.ch. Dieser Dienst ist von unserer Website und unserem Microsoft-Tenant getrennt. Für die von uns darin verwalteten Mitglieder- und Kundendaten bleibt VKLU verantwortlich.
Wir bearbeiten dort die hinterlegten Mitglieder- und Kontaktdaten für die Vereins- und Einsatzorganisation. Für Kunden und Auftraggebende bearbeiten wir die hinterlegten Stamm-, Kontakt- und Rechnungsangaben sowie Angaben zu Aufträgen, Einsätzen, erbrachten Leistungen und Rechnungen. Bei Organisationen können auch Angaben zu den zuständigen Kontaktpersonen enthalten sein. Diese Daten erhalten wir von den betroffenen Personen, von Auftraggebenden und aus unserer eigenen Auftrags- und Vereinsverwaltung.
Die Bearbeitung dient der Planung und Durchführung von Einsätzen, der Kommunikation mit Mitgliedern und Auftraggebenden, der Verwaltung von Aufträgen, der Rechnungsstellung und den erforderlichen Buchhaltungsnachweisen. Empfänger sind die für diese Aufgaben zuständigen Personen und die jeweiligen Kommunikations- beziehungsweise Rechnungsempfänger. Der technische Anbieter und dessen eingesetzte Dienstleister bearbeiten Daten im Rahmen der Bereitstellung und Unterstützung des Tools.
Mitgliederdaten und Auftragsdaten werden nach dem jeweiligen Verwaltungszweck und erforderlichen Nachweisen aufbewahrt. Ein Vereinsaustritt oder der Abschluss eines Auftrags bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche zugehörigen Daten sofort gelöscht werden dürfen. Für Rechnungen und Buchungsbelege gelten, soweit anwendbar, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten; nach Art. 958f OR beträgt die Frist zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Dies ist keine pauschale Aufbewahrungsfrist für sämtliche Mitgliederdaten.
Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer von uns in Threenet verwalteten Daten ist ebenfalls info@vklu.ch die Anlaufstelle. Unsere Threenet-Instanz wird auf Systemen des Anbieters in der Schweiz gehostet. Weitere Angaben zu technischen Empfängern und Zugriffsmöglichkeiten erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt. Ergänzende Anbieterinformationen finden Sie unter ThreeCode: Impressum und Datenschutz. Die dortigen Angaben zur ThreeCode-Website beschreiben nicht automatisch sämtliche Bearbeitungen in unserer Threenet-Instanz.
Cookies, lokale Speicher und externe Ressourcen
Die Website speichert lokal, wenn Sie den Cookie-Hinweis geschlossen haben. Das Info-Popup speichert ebenfalls lokal, ob es für den angezeigten Sommer bereits geschlossen wurde. Diese Funktionen steuern die Anzeige der Hinweise. Das Schliessen des Cookie-Hinweises ist keine Einwilligung in Analyse oder Werbung. Gespeicherte Websitedaten können Sie in Ihrem Browser löschen.
AMP-Komponenten werden von cdn.ampproject.org geladen, Schriftarten von rsms.me. Dabei entstehen externe Verbindungen, bei denen IP-Adresse und technische Abrufdaten an die jeweiligen Betreiber übermittelt werden. Google beziehungsweise AMP und der Schriftanbieter erhalten diese Daten zur Auslieferung ihrer Ressourcen. Externe Verbindungen können auch ohne Cookies entstehen. Aktuell setzen wir keine aktive Webanalyse oder Werbetracking-Tools ein.
YouTube ist auf der Website als externer Videolink erreichbar. Erst beim Öffnen des Links besuchen Sie YouTube; dort gelten die Datenschutzinformationen von Google. Auch Instagram, Facebook und Google-Bewertungen sind verlinkt. Die jeweiligen Plattformen bearbeiten nach dem Aufruf Daten in eigener Verantwortung.
In Microsoft-Diensten werden zusätzlich dienstbezogene Cookies und ähnliche Speicher für Anmeldung, Sitzungen, Sicherheit und Einstellungen eingesetzt. Einzelheiten und Auswahlmöglichkeiten beschreibt Microsoft. Der Hinweis auf vklu.ch steuert keine Cookies im Microsoft-Tenant oder auf anderen Plattformen. Weitere Angaben zur Website finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
Empfänger und Auslandbearbeitung
Empfänger sind zuständige Personen des Vereins, von Ihnen adressierte Kommunikationspartner sowie Dienstleister für Hosting, Formulare, Microsoft-Cloud-Dienste und das Einsatz-Tool Threenet einschliesslich deren technischer Unterauftragnehmer. Eine Bekanntgabe kann ausserdem zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen an zuständige Stellen erfolgen.
Das Websitehosting erfolgt in Deutschland. Bei Microsoft, Google, YouTube und anderen externen Anbietern kann die Bearbeitung ausserhalb der Schweiz, insbesondere in EU-/EWR-Staaten und den USA, erfolgen. Die konkrete Speicherung der Microsoft-Daten hängt vom Dienst und der Konfiguration unseres Tenants ab; eine ausschliessliche Speicherung oder Bearbeitung in der Schweiz wird mit dieser Erklärung nicht zugesichert. Microsoft erläutert die dienstbezogenen Standorte in den Informationen zu Microsoft-365-Datenstandorten.
Für Übermittlungen in Staaten ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau sind geeignete Garantien oder eine gesetzliche Ausnahme erforderlich. Als Garantien kommen insbesondere anwendbare Standarddatenschutzklauseln und, bei entsprechend zertifizierten US-Empfängern und gedeckten Bearbeitungen, das Swiss-U.S. Data Privacy Framework in Betracht. Auskünfte zu den für Ihre Daten eingesetzten Empfängern und Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.
Aufbewahrung und Sicherheit
Die Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen Zweck, gesetzlichen Pflichten und erforderlichen Nachweisen. Für Anfragen und Anmeldungen gelten die oben beschriebenen Kriterien. In der Microsoft-Umgebung hängt sie zusätzlich von der Art der Inhalte, dem Fortbestand der Vereinsaufgabe, Freigaben und den eingerichteten Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsfunktionen ab. Das Sperren oder Entfernen eines Benutzerkontos führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung sämtlicher E-Mails, Dokumente, Freigaben oder Sicherungskopien.
Wir beschränken Zugriffe nach Aufgaben und Berechtigungen. Technische Schutzfunktionen unterstützen die Sicherheit der Systeme. Eine vollständige Sicherheit der elektronischen Übermittlung und Speicherung kann nicht garantiert werden. Bitte senden Sie besonders schützenswerte Informationen nur, wenn sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und klären Sie bei Bedarf mit uns einen geeigneten Übermittlungsweg.
Ihre Rechte
Sie können im Rahmen des anwendbaren Rechts Auskunft über Ihre Personendaten verlangen sowie deren Berichtigung oder Löschung beantragen. Je nach anwendbarem Recht bestehen zudem Rechte auf Einschränkung, Widerspruch und Datenherausgabe beziehungsweise Datenübertragung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und andere gesetzlich vorgesehene Einschränkungen können einer sofortigen Löschung entgegenstehen. Zur Bearbeitung eines Gesuchs können wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.
Wenden Sie sich an info@vklu.ch. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste oder Datenbearbeitungen ändern. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit dem angegebenen Stand.